SOBRE LA INJUSTA “MALA FAMA” DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN

ISO 9001, ISO 14001, OHSAS, EMAS, ISO 5001, ISO 22000, ISO/TS 16949, …  y otros muchos referenciales para la implantación de Sistemas de Gestión, están concebidos como herramientas para las empresas, que ayudan a mantener y mejorar los niveles de eficiencia en las distintas áreas a las que se refieren (Calidad, Medio Ambiente, PRL, Energía, Seguridad Alimentaria, …). Nos ofrecen, todas ellas, la posibilidad de trabajar mejor, ni más, ni menos.

La metodología, la sistemática, el orden, la trazabilidad, la medición, el seguimiento, … son elementos que constituyen la base de estas normas y que contribuyen claramente, y de forma decisiva, a incrementar la eficiencia y eficacia de nuestros procesos productivos.

Todas aportan útiles para reducir costes, innovar, fiabilizar nuestros productos, controlar los riesgos, mejorar el ambiente de trabajo y optimizar nuestros recursos. Todas producen ahorros y facilitan el trabajo, y sin embargo, a pesar de que nos ayudan a ser mejores, la mayor parte de las organizaciones siguen viéndolas aún, como un “marrón” que es necesario soportar para continuar en el mercado, una carga inherente al desarrollo de una actividad empresarial en la sociedad actual o, como todo lo contrario al objetivo principal de éstas, como puro papeleo que complica el trabajo en la empresa y compromete su productividad.

Llama la atención una divergencia tan pronunciada entre la concepción y la percepción. ¿Por qué un elemento creado para ayudar y mejorar acaba siendo visto como una barrera en nuestra actividad?. ¿Son los sistemas de gestión una mera cuestión de papeleo o somos nosotros mismos los que limitamos su utilidad?.

Me declaro fan incondicional de los Sistemas de Gestión, adepta de la mejora contínua, y siendo tan clara para mí la gran utilidad de estos elementos en las organizaciones, me pregunto a menudo el porqué de esta controversia, qué es lo que lleva a que se infravaloren estas, en mi opinión, preciadas y valiosas herramientas y por qué razón, siendo sus cualidades tan patentes para mí, no parece ser siempre así en el entorno empresarial.

¿Falla la herramienta, o hacemos un mal uso de ella?

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Habrá que ir a la causa raíz para tratar de resolver esta cuestión.

Hoy en día, no se concibe que una empresa pueda mantenerse en el mercado y prosperar, si no dispone de certificación en, al menos, el estándar más relacionado con su actividad: ISO/TS 16949 si hablamos de automoción, ISO 22000 en el caso del sector de la alimentación, o el básico de calidad para cualquier sector, ISO 9001.

Son normas voluntarias, o al menos así se definen, pero la realidad es que en un gran número de casos, su implementación ha venido motivada por una obligación impuesta, bien por el cliente, bien por el grupo empresarial al que pertenecemos o por imposición del sector en que nos movemos.

Así, el interés en los referenciales, ha estado centrado más en la certificación y lo que ello significa, que en el mejoramiento de nuestra actividad. Muchas empresas exigen a sus clientes y proveedores que estén certificados, y ello ha tenido un impacto positivo, en cuanto al incremento de implantación y certificación de sistemas de gestión, pero también ha supuesto que la motivación hacia la estandarización sea más la obtención de un certificado que el conseguir el propósito inicial de las normas, optimizar nuestra gestión.

No pasa lo mismo por ejemplo con el sistema de las 5 S, otro ejemplo de compromiso con la mejora continua (y, en buena parte, con la misma base de los anteriores: metodología, sistemática, estandarización, orden, …), que goza, sin embargo, de una mejor fama y es considerado de enorme utilidad, posiblemente porque nadie nos “ha obligado” a implementarlo… Nos ha pasado desde pequeños, cuando algo viene determinado por imposición, no nos lo tomamos como bueno.

Así, nos encontramos, con más frecuencia de la deseada, con empresas que optaron por la certificación, no por lo que ello significa, sino por lo que otorga, un SELLO. La consecuencia natural de esto es que, estas empresas certificadas, lo único que lograron fue eso, “un certificado”. Su deficiencias en la gestión continuaron en el tiempo, eso sí, con un montón de papeles más a cubrir circulando por sus instalaciones.

Esa es una de las razones, la otra, en mi opinión, y en parte relacionado con lo anterior, es la falta de personalización de los sistemas.

Surge la necesidad/obligación de certificarnos en un determinado sistema de gestión, y hay que hacerlo cuanto antes, es decir, tenemos que estar en posesión del certificado a la mayor brevedad. Involucramos a toda la organización, que acepta a regañadientes, y más por imposición de la gerencia que por convicción, e implantamos el sistema elaborando montañas de documentación, sin nisiquiera pararnos a pensar en si todo ese papeleo es realmente necesario (bajo la errónea creencia de que a los auditores lo que les gusta es ver mucho, mucho papel). Y para acabar cuanto antes, extrapolamos directamente el sistema de gestión que ha implantado la empresa amiga o lo dejamos todo en manos de la consultora que hemos subcontratado, que obviamente no conoce con la misma profundidad nuestros procesos, y que rápidamente nos implementará su “modelo” de sistema de gestión, que es el mismo que ha implantado en miles de empresas.

Un sistema de gestión, diseñado en estas condiciones, está condenado a convertirse en eso que no creo que sean los referenciales de gestión: puro papeleo y una carga para la organización.

Las normas fijan unos criterios a cumplir que, a la hora de ejecutar el proyecto, deben adaptarse a la realidad de cada empresa . Un sistema estándar implantado únicamente siguiendo la norma de referencia, sin ajustarse a la realidad de cada empresa, no permite extraerle todo el jugo, como cuando lo personalizamos, lo adaptamos a la organización y lo integramos en la gestión de cada entidad. El no hacerlo, dará lugar a que sí se convierta en más trabajo improductivo para la organización y un estorbo para la producción.

En estas condiciones, se pone de manifiesto que la filosofía de las normas no ha sido asimilada por la empresa, y que ésta no está culturalmente preparada para asumir el proyecto. Con una certificación alcanzada de esta forma nos quedaremos igual o peor de cómo estábamos, pero con un SELLO para mostrar. Difícilmente amortizaremos el esfuerzo y los recursos que hemos tenido que invertir. El objetivo no debería ser la certificación, sino utilizar ésta para alcanzar la mejora de la gestión empresarial.

En general existe un profundo desconocimiento sobre la utilidad, la estructura y la sencillez que ha de tener un Sistema de Gestión. Que no se convierta en mero papeleo depende de cómo afrontemos el proceso.

Nos pasará que, en los días previos a cada auditoría, tengamos que hacer “zafarrancho de combate” si queremos superar la misma con éxito. La organización estará revolucionada, y asumiendo carga de trabajo extra, pues pretenderemos hacer en dos días todo lo que no se ha hecho a lo largo del año, padeceremos el “stress de auditoría” muy común en todas las empresas en estas circunstancias, y todo porque no hemos entendido la norma, no la hemos integrado en la filosofía de la organización y sólo nos hemos limitado a cambios en la fachada, para obtener la ansiada certificación.

Sobre las bondades de los sistemas no quiero profundizar en este artículo. Existe mucha información sobre ellas circulando por la red, por eso me limito a mencionarlas en el inicio. Mi intención aquí, es recalcar su existencia y hacer patente que si no las hemos disfrutado con la implantación y certificación de nuestros sistemas, no es por defecto de la herramienta, si no porque hacemos un mal uso de ella.

Los beneficios llegaran siempre y cuando toda la organización afronte los nuevos sistemas, como herramientas que son, las integren con convicción en su quehacer diario y remen en la mismo sentido . Generar y difundir este clima de acogida al nuevo modelo de gestión está, en primera instancia, bajo la responsabilidad de la Gerencia. (IMPLICACIÓN DE LA DIRECCIÓN…¿REALIDAD O FICCIÓN?)

Quizás mi pasión por los sistemas de gestión venga motivada por ser una amante del orden, la sistemática y la metodología, los cuales considero elementos imprescindibles en la gran mayoría de los ámbitos de nuestra vida. Es gratificante construir desde la base e ir mejorando día a día para, en un momento del camino, echar la vista atrás y valorar el “crecimiento” conseguido, … pura  Mejora Continua (fundamento de las normas de gestión). El improvisar, el caos, y el desorden también puede ser aconsejable en determinados momentos, pero no en el entorno laboral. Lo cierto es que los referenciales de gestión siempre me han supuesto facilidades para incluir estos elementos imprescindibles en mi trabajo y optimizar mi gestión, así que, no puedo más que considerar como injusta e inmerecida esa imagen de burocracia, carga de trabajo, pérdida de tiempo y/o productividad, que en muchas ocasiones se les ha atribuido.

Si en algún momento hemos tenido que realizar el “esfuerzo” de certificarnos, saquemos a flote todos los valores que el sistema implantado nos puede aportar. Tomémonos con seriedad la comprensión de la Norma y exprimámosla al máximo. Verás como así las Normas se convertirán en un valioso aliado de la producción eficiente y no en una adversidad que haya que superar.

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  1. Pingback: El “fraude” de la Certificación Ambiental – Trabajar en Gestión Ambiental

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